In the list and details of Items to be paid, the student can split the active (and unpaid) items, and for which no invoice is issued yet, into subitems if the institute allows such action for the student.
Splitting the items may be necessary in the following cases:
- the student wants to have invoices issued to different payers about the given payment per subitem;
- the student wants to pay an item in instalments (it is important, that the student is not allowed to pay in instalments automatically by splitting, because the payment deadline of the split items will be the same as that of the original item, so the student can decide about the time of the payment of the portions only until the original payment deadline).
- the student belongs to more than one collective accounts, and the amount necessary to pay the given item is at disposal only on more collective accounts, he or she can pay the portions from different collective amounts by splitting the item.
Splitting can be completed for one item at a time, but on two screens:
- Elsősorban a Pénzügyek/Befizetendő felületen az adott tételt kiválasztva az alsó műveletsorban a Bontás több tételre gombra kattintva:
- Valamint a Details of an item to be paid felől a Tétel bontása kártyára kattintva:
Bármely irányból kezdeményezve a tételbontást, ugyanazt az ablakot kínálja fel a program. A tétel bontása alapértelmezetten felezésre van beállítva, de természetesen lehetőség van egyénileg kézzel megadni a kívánt részösszeget. Mentést követően a létrejövő kiírások 2 önálló kiírásként megtalálhatóak a Befizetendő menüpont listás felületén. Szükség esetén az adott tételek további részösszegekre is bonthatóak.
A Bontás több tételre és Tétel bontása lehetőségekre kattintva megvizsgálja a program, hogy a kiírásra vonatkozóan van-e elbírálás alatt lévő („Kitöltés alatt”, „Elfogadva”, „Elfogadással lezárva”, „Határozattal lezárva”, „Részben engedélyezve” és „Elutasítva” státuszú), érvényes, kapcsolódó kérvénye a hallgatónak. Amennyiben kapcsolódik ilyen kérvény a megosztani kívánt kiíráshoz, akkor a megosztás nem lehetséges, erről az alábbi üzenet kerül megjelenítésre: „A kiíráshoz érvényes, elbírálás alatt lévő kérvény kapcsolódik, ezért nem lehetséges a megosztás."
Amennyiben a hallgató a bontott tételei közül még egyik résztételét sem teljesítette, akkor lehetősége van a megosztott tételek összevonására. A tételek összevonására a befizetendő tétel részletei felől van lehetőség az Összevonás más tétellel kártyára kattintva, szintén még aktív, számla nélküli tételek esetében. A második képen az látható, hogy a kiírást másik 2 tétellel szeretnénk összevonni, tehát 3 kiírást fogunk egyesíteni, de van lehetőség csak 1-et is választani a listából. A megfelelő tételek kijelölése után a műveleti sávban a Tételek összevonása gombra kell kattintani, majd a megerősítő ablak elfogadása után a program visszairányít a To be paid listás felületre ahol már az összevont tétel található meg.
Az „Összevonás más tétellel” lehetőség csak azon kiírásokon végezhető el, ahol azonos a fizetési határidő, így véletlenül sincs lehetősége összevonni a hallgatói weben olyan kiírásokat, melyek eltérő fizetési határidővel rendelkeznek.