In the list and details of Items to be paid, the student can split the active (and unpaid) items, and for which no invoice is issued yet, into subitems if the institute allows such action for the student.
A tételek megosztására akkor lehet szükség, amikor:
- a hallgató az adott befizetésről részletenként különböző befizetőnek szeretne számlát kiállíttatni;
- részletekben szeretne befizetni egy tételt (fontos: a megosztással a hallgató nem kap részletfizetési lehetőséget, mert a megbontott tételek fizetési határideje ugyanaz lesz, mint az eredeti tételnek, tehát csak az eredeti fizetési határidejéig van lehetősége magának beosztani a részleteket)
- a hallgató több gyűjtőszámlához tartozik, és csak együttesen van rajtuk megfelelő összeg az adott tétel teljesítéséhez, akkor a megosztással képes lesz a résztételeket különböző gyűjtőszámlákról befizetni.
A megbontást egyszerre mindig csak 1db kiírásra lehet elvégezni, 2 irányból is van lehetőség elvégezni:
- Elsősorban a Pénzügyek/Befizetendő felületen az adott tételt kiválasztva az alsó műveletsorban a Bontás több tételre gombra kattintva:
- Valamint a Details of an item to be paid felől a Tétel bontása kártyára kattintva:
Bármely irányból kezdeményezve a tételbontást, ugyanazt az ablakot kínálja fel a program. A tétel bontása alapértelmezetten felezésre van beállítva, de természetesen lehetőség van egyénileg kézzel megadni a kívánt részösszeget. Mentést követően a létrejövő kiírások 2 önálló kiírásként megtalálhatóak a Befizetendő menüpont listás felületén. Szükség esetén az adott tételek további részösszegekre is bonthatóak.
A Bontás több tételre és Tétel bontása lehetőségekre kattintva megvizsgálja a program, hogy a kiírásra vonatkozóan van-e elbírálás alatt lévő („Kitöltés alatt”, „Elfogadva”, „Elfogadással lezárva”, „Határozattal lezárva”, „Részben engedélyezve” és „Elutasítva” státuszú), érvényes, kapcsolódó kérvénye a hallgatónak. Amennyiben kapcsolódik ilyen kérvény a megosztani kívánt kiíráshoz, akkor a megosztás nem lehetséges, erről az alábbi üzenet kerül megjelenítésre: „A kiíráshoz érvényes, elbírálás alatt lévő kérvény kapcsolódik, ezért nem lehetséges a megosztás."
Amennyiben a hallgató a bontott tételei közül még egyik résztételét sem teljesítette, akkor lehetősége van a megosztott tételek összevonására. A tételek összevonására a befizetendő tétel részletei felől van lehetőség az Összevonás más tétellel kártyára kattintva, szintén még aktív, számla nélküli tételek esetében. A második képen az látható, hogy a kiírást másik 2 tétellel szeretnénk összevonni, tehát 3 kiírást fogunk egyesíteni, de van lehetőség csak 1-et is választani a listából. A megfelelő tételek kijelölése után a műveleti sávban a Tételek összevonása gombra kell kattintani, majd a megerősítő ablak elfogadása után a program visszairányít a To be paid listás felületre ahol már az összevont tétel található meg.
Az „Összevonás más tétellel” lehetőség csak azon kiírásokon végezhető el, ahol azonos a fizetési határidő, így véletlenül sincs lehetősége összevonni a hallgatói weben olyan kiírásokat, melyek eltérő fizetési határidővel rendelkeznek.