The student can use the function of recording an item if the institutional settings allow it. So the New item and Transcribe item buttons can be seen and used only if the institute endorsed such function.
On the Neptun Student Web Interface the student can record and pay an item in order to fulfil an obligation. Such items can be for example repeat exam fee, mailing fee or academic attire rental fee.
An item can be recorded at 3 separate places:
- 1. By pressing New item on Finances/Overview screen:
- By pressing New item on Finances/To be paid screen:
- By pressing Transcribe item on Exams/Exam registration screen:
Process of recording an item
The process of recording a new item is the same on the Overview and the To be paid screens, however it is bound if launched from the exam details screen. Please see the Record an exam fee section about the item recording via the exam details screen.
Item can be recorded by providing the following data, after pressing the New item button on the Overview and To be paid screens:
- First the title must be specified. This can be either Service or Repeat exam fee.
- Depending on the title, further data must be entered. Repeat exam fee can be recorded for a semester preceding or following the actual semester by selecting it from the Semester dropdown menu. Both titles allow to select All semesters option in the semester-selector field, so the student can select the subjects from all his or her semesters for the related subjects. In this case the semester of the item will be the running semester.
Service title requires the selection of the service type, which means the sort of item the student wants to record then pay. Such is for example the fee for replacement of lost sticker of the student card as per the illustration.
In case of a Repeat exam fee and Service titles, the institute can make the selection of the subject in the Subject dropdown menu mandatory (the subject code is also seen behind the subject name for easy identification). In case of a service it depends on the service type too, but the system always informs if the given type requires the selection of the subject or it is optional. - Amennyiben a hallgató mindent megfelelően beállított akkor két lehetősége van a művelet befejezésére. A Létrehozás gombra kattintva az adott tétel létrehozásra kerül és megtalálható lesz a Befizetendő menüponton. Viszont lehetősége van arra is, hogy a Létrehozás és befizetés gombra kattintson. Ekkor a program felkínálja a befizetési módok ablakot, és kiírást a hallgató azonnal be is fizetheti, amelyet ezután a Paid items menüponton tekinthet meg.
A rendszer a tétel kiírás sikerességéről (esetleges befizetés sikerességéről is) visszajelzést ad.
A kiírt tétel neve a fizetési jogcímhez kapcsolódó díjtípus neve lesz, a fenti példával élve, ha a típus a Diákigazolvány matrica elvesztése, akkor a kiírt tétel neve is Diákigazolvány matrica elvesztése lesz, így a hallgató is könnyebben tud tájékozódni, hogy milyen nevű kiírást keressen az egyes menüpontokon.
A tételkiírás folyamatakor előfordulhat, hogy valamilyen okból kifolyólag sikertelen lesz. A sikertelenség okáról a felület mindig írásban tájékoztatja a hallgatót.
Szolgáltatási díj kiírása Záróvizsga tárgyhoz kapcsolódóan
Az intézmény követelhet olyan díjtételt is, amely a hallgató záróvizsga tárgyaival kapcsolatos, például Záróvizsga tárgy újbóli felvétele. Ebben az esetben a Szolgáltatás jogcím kiválasztása után a Félév mezőben megjelenik és kiválasztható Záróvizsga időszak lehetőség. Amennyiben a hallgató ezt a Záróvizsga időszak félév lehetőséget választja, akkor a tárgyválasztóban minden olyan záróvizsga tárgya meg fog jelenni, amelyet már felvett korábban, így záróvizsga tárgyhoz van lehetősége pénzügyi díjat kiírni.
Amennyiben a hallgató tévesen írt ki valamilyen díjat, amit végül nem fog befizetni, akkor lehetősége van az adott tétel törölni. A törlés két irányból is elvégezhető: a Befizetendő listás felületen a tételt kijelölve az alsó menüsávban a Törlés gombra kattintva, vagy pedig az adott tétel részleteiben a Tétel törlése gombra kattintva. (A hallgatónak csak és kizárólag a maga által létrehozott díjakat van lehetősége törölni.)