The student can use the function of recording an item if the institutional settings allow it. So the New item and Transcribe item buttons can be seen and used only if the institute endorsed such function.
On the Neptun Student Web Interface the student can record and pay an item in order to fulfil an obligation. Such items can be for example repeat exam fee, mailing fee or academic attire rental fee.
An item can be recorded at 3 separate places:
- 1. By pressing New item on Finances/Overview screen:
- By pressing New item on Finances/To be paid screen:
- By pressing Transcribe item on Exams/Exam registration screen:
Process of recording an item
The process of recording a new item is the same on the Overview and the To be paid screens, however it is bound if launched from the exam details screen. Please see the Record an exam fee section about the item recording via the exam details screen.
Item can be recorded by providing the following data, after pressing the New item button on the Overview and To be paid screens:
- Elsőként a fizetés jogcímét szükséges megadni, amely vagy Szolgáltatás jogcím vagy pedig Ismétlő vizsgadíj.
- A megadott jogcímtől függően megjelennek a további kitöltendő adatok. A Félév legördülő mező segítségével lehetőség van az aktuális félévet megelőző, valamint azt követő félévre is ismételt vizsgadíjat kiírni. Mindkét jogcímnél lehetőség van a Minden félév opció kiválasztására
félévválasztó mezőben, így a kapcsolódó tárgyaknál minden félévének tárgyai közül választhat a hallgató. Ebben az esetben a kiírás féléve mindig az aktuális félév lesz.
Szolgáltatás jogcím esetében választani kell szolgáltatás típust is, ami azt jelenti, hogy a hallgató pontosan milyen kiírást szeretne létrehozni és majd befizetni. Ilyen lehet például a képen is illusztrált diákigazolvány matrica elvesztésének pótlásának díja is.
Ismételt vizsgadíj és Szolgáltatás jogcímnél is kötelezővé teheti az intézmény a tárgy kiválasztását a Tárgy legördülő mezőben (a tárgy neve mögött a tárgy kódja is megjelenik a könnyebb azonosítás végett). A szolgáltatás jogcím esetén ez függ a szolgáltatás típustól, de erről mindig tájékoztat minket a felület, hogy az adott típushoz szükséges-e a tárgyválasztás vagy opcionális. - Amennyiben a hallgató mindent megfelelően beállított akkor két lehetősége van a művelet befejezésére. A Létrehozás gombra kattintva az adott tétel létrehozásra kerül és megtalálható lesz a Befizetendő menüponton. Viszont lehetősége van arra is, hogy a Létrehozás és befizetés gombra kattintson. Ekkor a program felkínálja a befizetési módok ablakot, és kiírást a hallgató azonnal be is fizetheti, amelyet ezután a Paid items menüponton tekinthet meg.
A rendszer a tétel kiírás sikerességéről (esetleges befizetés sikerességéről is) visszajelzést ad.
A kiírt tétel neve a fizetési jogcímhez kapcsolódó díjtípus neve lesz, a fenti példával élve, ha a típus a Diákigazolvány matrica elvesztése, akkor a kiírt tétel neve is Diákigazolvány matrica elvesztése lesz, így a hallgató is könnyebben tud tájékozódni, hogy milyen nevű kiírást keressen az egyes menüpontokon.
A tételkiírás folyamatakor előfordulhat, hogy valamilyen okból kifolyólag sikertelen lesz. A sikertelenség okáról a felület mindig írásban tájékoztatja a hallgatót.
Szolgáltatási díj kiírása Záróvizsga tárgyhoz kapcsolódóan
Az intézmény követelhet olyan díjtételt is, amely a hallgató záróvizsga tárgyaival kapcsolatos, például Záróvizsga tárgy újbóli felvétele. Ebben az esetben a Szolgáltatás jogcím kiválasztása után a Félév mezőben megjelenik és kiválasztható Záróvizsga időszak lehetőség. Amennyiben a hallgató ezt a Záróvizsga időszak félév lehetőséget választja, akkor a tárgyválasztóban minden olyan záróvizsga tárgya meg fog jelenni, amelyet már felvett korábban, így záróvizsga tárgyhoz van lehetősége pénzügyi díjat kiírni.
Amennyiben a hallgató tévesen írt ki valamilyen díjat, amit végül nem fog befizetni, akkor lehetősége van az adott tétel törölni. A törlés két irányból is elvégezhető: a Befizetendő listás felületen a tételt kijelölve az alsó menüsávban a Törlés gombra kattintva, vagy pedig az adott tétel részleteiben a Tétel törlése gombra kattintva. (A hallgatónak csak és kizárólag a maga által létrehozott díjakat van lehetősége törölni.)