A Dokumentumtár/Feltöltött dokumentumaim felületen intézményi beállítás alapján elérhető lehet a hallgató által feltöltött dokumentumok ügyfélkapun keresztül történő AVDH hitelesítése (Azonosításra visszavezetett Dokumentum Hitelesítés). Amennyiben az intézmény nem határoz meg olyan dokumentum típust, ahol az ügyfélkapun történő hitelesítés engedélyezett, akkor a felületi listában nem elérhető hitelesítésre vonatkozó információ és funkció sem.
Ha van olyan dokumentum típus, ahol engedélyezett a hallgató általi, ügyfélkapun keresztül történő AVDH hitelesítés és a feltöltött dokumentum nem nagyobb, mint 20 megabyte, valamint a dokumentum kiterjesztése PDF vagy DOCX, akkor a felületen a dokumentum listában az érintett dokumentumok esetén színes lakat ikonok és hozzájuk kapcsolódó státuszuk jelölik a megjelenített dokumentumok hitelesítéssel kapcsolatos státuszait, amik az alábbiak lehetnek:
Hitelesíthető
Hitelesítés folyamatban
Hitelesítve
Hitelesítés sikertelen, újra beküldhető
Ügyfélkapun keresztül történő AVDH hitelesítésre csak azok a dokumentumok küldhetők, amelyek státusza Hitelesíthető vagy Hitelesítés sikertelen, újra beküldhető. Csoportos műveletre van lehetőség.
Kiválasztást követően a Hitelesítés funkciógomb megnyomásakor felugró Dokumentum hitelesítés ablakban részletes tájékoztatás olvasható a hitelesítési folyamatról és láthatók a hitelesítésre kiválasztott dokumentumok. A felugró ablakban külön blokkban kijelzésre kerül, hogy melyek azok a kiválasztott dokumentumok, amelyek nem hitelesíthetők. A kiválasztás módosítható. A kiválasztás véglegesítését követően a felugró ablak Hitelesítés gombjának megnyomásával lép tovább a folyamat.
Feltöltött dokumentum egyedi, ügyfélkapun keresztül történő hitelesítése a dokumentum sorvégi Részletek felületről is kezdeményezhető a felületen elérhető Hitelesítés funkció segítségével.
A Hitelesítés gomb megnyomását követően a rendszer az Ügyfélkapu bejelentkezési képernyőjére navigálja a felhasználót, ahol a helyes belépési adatok megadása után automatikusan megtörténik a dokumentum hitelesítése és beavatkozás nélkül visszairányít a rendszer a Dokumentumtár/Feltöltött dokumentumaim/Részletek felületre. Bejelentkezési vagy egyéb AVDH oldali hiba esetén a rendszer nem navigál vissza a hallgatói web felületére és a hiba részletes okáról az Ügyfélkapu bejelentkezési vagy az AVDH felületen kap tájékoztatást a felhasználó.
Ha több dokumentum hitelesítésre küldése történt, akkor mindaddig folytatódik a beküldött dokumentumok egymás utáni hitelesítése, amíg le nem zárul az Ügyfélkapu által engedélyezett bejelentkezési időintervallum. Ezt követően újabb Ügyfélkapu bejelentkezés szükséges.
Folyamatban lévő hitelesítés ideje alatt a dokumentum nem törölhető! Ha a hitelesítési folyamat nem zárul le 5 percen belül, akkor a hitelesítést sikertelennek tekinti a rendszer és beállításra kerül a dokumentumhoz a Hitelesítés sikertelen, újra beküldhető státusz és a piros lakat ikon.
Sikeres hitelesítést követően a dokumentum Részletek felületén az AVDH Hitelesítési információk blokkban megtekinthetők az alábbi adatok:
- Állapot
- Hitelesítés dátuma
- Beküldések dátuma
A hitelesítés sikeréről vagy sikertelenségéről a felhasználó automatikus rendszerüzenetet és e-mail üzenetet is kap.
A hitelesített dokumentumok hitelesítési adataikkal együtt kerülnek csatolásra minden olyan felületen, ahol a dokumentumtárból történő tallózás engedélyezett. (pl.: Kérvénymelléklet, Másodlagos igazolás, NEK adatlap, NMS dokumentum, Üzenet csatolmánya stb.)